Legal-Tech-Beratung und Softwareentwicklung aus München
Digitale Strukturen, Automatisierung und KI für Kanzleien & Rechtsabteilungen
Als unabhängige Berater und Softwareentwickler analysieren wir die internen Prozesse und identifizieren die größten Potenziale für Effizienzsteigerungen. Auf dieser Basis setzen wir Automatisierung und KI gezielt ein, um Sie zukunftssicher aufzustellen, das Backoffice von wiederkehrenden Routineaufgaben zu entlasten und die Qualität der juristischen Arbeit zu erhöhen.
KI als Wettbewerbsvorteil
Künstliche Intelligenz verändert den Arbeitsalltag rasant. Wer jetzt nicht handelt, riskiert Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit zu verlieren.
Kosten senken
Durch Automatisierung und KI laufen Routinen im Hintergrund. Das reduziert den manuellen Aufwand, entlastet die Teams, ermöglicht einen früheren Feierabend und senkt die Kosten.
Qualitätssteigerung juristischer Arbeit
Automatisierte sowie KI-gestützte Prozesse reduzieren Fehler, vermeiden Nacharbeit und steigern folglich Geschwindigkeit und Präzision anspruchsvoller Mandatsarbeit.
In über 3.000 Gesprächen mit Kanzleien ist klar geworden: Juristen, die KI nutzen, ersetzen Juristen, die keine nutzen.
Die Diskussion um den Einsatz von Künstlicher Intelligenz in deutschen Kanzleien hat 2025 einen neuen Höhepunkt erreicht. Einerseits ist generative KI längst im Alltag angekommen, sei es beim automatisierten Vertragsentwurf oder bei der digitalen Mandatsaufnahme. Andererseits warnen sowohl die Bundesrechtsanwaltskammer als auch führende Fachmedien, dass Halluzinationen, Datenschutzrisiken und fehlende interne Richtlinien Kanzleien in ernsthafte Schwierigkeiten bringen können. Besonders der von der BRAK veröffentlichte Leitfaden betont: Kein Schriftsatz darf ungeprüfte KI-Zitate enthalten, Anwälte tragen immer die volle Verantwortung.
Unsere 3.000 Gespräche mit Kanzleien zeigen, dass die Branche gespalten ist. Während einige Kanzleien auf digitale Akten, automatisierte Workflows und KI-gestützte Analyse und Recherche setzen, zögern andere aus Angst vor Haftung und Reputationsschäden. Zum einen beschweren sich Kanzleien über die langsame Digitalisierung in Deutschland, zum anderen arbeiten sie selbst mit Software ohne Schnittstellen und nutzen KI bislang nur punktuell bei der Recherche.
Parallel dazu verschärfen sich die Debatten über Geschäftsmodelle. Mandanten akzeptieren nicht mehr drei Stunden, wenn KI dieselbe Aufgabe in dreißig Minuten erledigt. Erste Kanzleien experimentieren deshalb mit Pauschalhonoraren und Paketpreisen.
Auch die Ausbildung steht unter Druck. Wenn der Großteil der typischen Junior-Tasks automatisierbar ist, brauchen Berufseinsteiger neue Lernpfade und mehr Mandatsnähe, damit keine verlorene Generation von Associates entsteht. Hinzu kommt ein Kulturwandel in der Personalfrage. Viele Bewerber legen Wert auf Work Life Balance, während Kanzleichefs Einsatzbereitschaft, unternehmerisches Denken und Verantwortungsbewusstsein suchen.
Die Richtung ist klar: KI wird den Kanzleialltag tiefgreifend verändern - in Organisation, Geschäftsmodell und Ausbildung. Die Frage ist nicht mehr, ob Kanzleien diesen Wandel gestalten, sondern wie lange sie sich zögerliche Strukturen noch leisten können.
Team KlareProzesse.de
Legal-Tech-Beratung und Softwareentwicklung aus München
Wirtschaftsprüfer
Wirtschaftsprüfer stehen unter dem Druck, große Datenmengen in kurzer Zeit prüfen zu müssen. Im Backoffice entsteht ein hoher Aufwand durch die Sammlung, Aufbereitung und Organisation von Unterlagen. Dies bindet Kapazitäten, die eigentlich für die Prüfungstätigkeit gebraucht werden.
Rechtsabteilungen
Rechtsabteilungen müssen mit steigender Komplexität von Verträgen und regulatorischen Anforderungen umgehen. Das Backoffice ist mit der Verwaltung großer Mengen an Dokumenten und Genehmigungsprozessen ausgelastet. Dadurch entsteht die Herausforderung, strategische Aufgaben und Routineprozesse in Einklang zu bringen.
Unsere Leistungen im Überblick
Mit unseren Lösungen nutzen Sie die Chancen moderner KI, senken Kosten in Verwaltung und Sekretariat und steigern zugleich die Qualität der juristischen Arbeit.
Wissensmanagement, Dokumentenmanagement & Drafting
Statt unübersichtlicher Ordner sorgt ein zentrales Dokumentensystem für Ordnung. Akten, Verträge und E-Mails sind sofort auffindbar und bleiben sicher gespeichert. Gesammeltes Wissen aus früheren Fällen kann jederzeit durchsucht und wieder genutzt werden.
Intelligente Standards für Dateinamen und Schlagwörter erleichtern das Wiederfinden. Vorlagen und Textbausteine sparen Zeit bei wiederkehrenden Dokumenten, und KI kann erste Entwürfe von Verträgen oder Schriftsätzen automatisch erstellen. Auch lange E-Mails oder Gespräche lassen sich mit KI auf das Wesentliche zusammenfassen und direkt in der Akte ablegen.
Datenstrukturierung, Chronologie & forensische Analyse
Im Zuge von M&A-Transaktionen oder im Wirtschafts- und Steuerstrafrecht müssen oft sehr große Datenmengen ausgewertet werden. Auch in anderen Bereichen, etwa bei Kartellverfahren, Compliance-Prüfungen oder umfangreichen Zivilverfahren, entstehen riesige Aktenbestände und verstreute Informationen. Da das Budget häufig nicht ausreicht, um jede einzelne Datei, Mail etc. sorgfältig zu prüfen, leidet die Qualität der juristischen Arbeit darunter.
Mit den richtigen Werkzeugen werden Dokumente automatisch per OCR erkannt, nach klaren Standards wie dem Datum benannt und der passenden Akte zugeordnet. Anhänge aus E-Mails werden direkt erfasst und verknüpft, sodass nichts verloren geht. Intelligente Metadaten und ein einheitliches Tagging nach Parteien, Dokumentart, Ereignis oder Frist machen die gesamte Datenbasis durchsuchbar und strukturiert nutzbar.
Besonders hilfreich ist die automatische Chronologieerstellung. Eine digitale Timeline baut den Sachverhalt und die Verfahrensschritte übersichtlich als Zeitleiste auf und verknüpft jeden Punkt direkt mit den passenden Belegen. Jede einzelne Belegstelle kann referenziert werden, sodass alle Informationen nachvollziehbar und überprüfbar bleiben. Tägliche Übersichten zeigen auf einen Blick, welche neuen Dokumente eingegangen sind oder wo noch Empfangsbestätigungen fehlen. KI-gestützte Systeme decken Widersprüche auf, fassen Themen zusammen und unterstützen bei der Beantwortung komplexer juristischer Fragen.
All dies geschieht mandatsgeheimnistreu, DSGVO-konform, revisionssicher und medienbruchfrei. So bleibt auch bei tausenden Dokumenten der Überblick erhalten und die Vertraulichkeit der sensiblen Daten jederzeit gewahrt.
Kanzleisoftware, Schnittstellen & Workflows
In unserer Erfahrung erleichtert die passende Software den Kanzleialltag signifikant und bildet in den allermeisten Fällen die Grundbasis für Automatisierung und den Einsatz von KI. Eine digitale Akte bündelt Dokumente, Fristen und Kommunikation an einem zentralen Ort. Routinetätigkeiten wie die Mandatsannahme oder das Erstellen von Rechnungen laufen weitgehend automatisch ab. Auch der Posteingang wird zentral organisiert, sodass E-Mails, beA und andere Nachrichten direkt in die richtige Akte fließen.
Über Schnittstellen zu Programmen wie DATEV oder Outlook müssen Daten nur einmal erfasst werden. Moderne Workflows übernehmen Erinnerungen, Aufgabenverteilung und Benachrichtigungen, damit nichts liegen bleibt.
Mandantengewinnung & Mandatsaufnahme
Neue Mandanten erreichen die Kanzlei heute zunehmend über digitale Kanäle. Dazu gehören sowohl SEO-Maßnahmen, mit denen die Website langfristig über Suchmaschinen sichtbar wird, als auch SEA-Kampagnen wie gezielte Google Ads. Interessenten werden dabei auf speziell erstellte Landing Pages geführt, wo sie sich informieren und ihre Kontaktdaten unkompliziert hinterlassen können.
Um die Erstkommunikation zu erleichtern, stehen verschiedene digitale Kontaktwege bereit. KI-gestützte Telefonagenten nehmen Anrufe jederzeit entgegen, beantworten häufige Fragen und vereinbaren auf Wunsch direkt Termine. Parallel dazu können Website-Besucher über intelligente Chatbots in Echtzeit Unterstützung erhalten, etwa bei einfachen Rechtsfragen, beim Navigieren auf der Website oder beim Ausfüllen der Formulare. Auf diese Weise werden Interessenten schnell und individuell abgeholt, ohne dass Mitarbeiter gebunden sind.
Die weiteren Schritte laufen anschließend vollständig digital. Über sichere Online-Formulare stellen Mandanten alle relevanten Daten und Dokumente bereit. Diese Informationen fließen automatisch in die Kanzleisoftware, ohne dass sie mehrfach erfasst werden müssen. Über ein zentrales System sieht die Kanzlei sofort, welche Anfragen neu eingegangen sind und welche Schritte im Aufnahmeprozess noch offen sind. Der gesamte Ablauf bleibt standardisiert und medienbruchfrei, von der Vorprüfung über die Aktenanlage bis hin zur digitalen Mandatsvereinbarung, die auf Wunsch direkt elektronisch unterzeichnet werden kann.
Mandantenkommunikation
Alle Kommunikationskanäle, ob E-Mail, Telefon, beA oder Post, werden an einem Ort gebündelt, damit nichts verloren geht. Besonders das zentrale E-Mail-Postfach erleichtert die tägliche Arbeit: Eingehende Nachrichten werden automatisch oder zunächst vorschlagsweise der richtigen Akte zugeordnet, relevante Inhalte erkannt und Anhänge direkt abgelegt. KI-Systeme fassen lange E-Mail-Verläufe übersichtlich zusammen und heben die wichtigsten Punkte hervor.
Auch Telefonate können transkribiert und automatisch in einer Kurzfassung gespeichert werden. So entsteht ein vollständiges und gut strukturiertes Kommunikationsprotokoll, das jederzeit abrufbar ist. Die Kanzlei spart Zeit bei der Bearbeitung, Mandanten erhalten schnellere Rückmeldungen und die gesamte Kommunikation bleibt nachvollziehbar, effizient und rechtssicher dokumentiert.
Zeiterfassung, Abrechnung & Buchhaltung
Die Software unterstützt sowohl die Abrechnung nach RVG als auch nach individuellen Honoraren und sorgt für volle Transparenz. Arbeitszeiten werden automatisch im Hintergrund erfasst, Mandaten zugeordnet und mit passenden Leistungsbeschreibungen ergänzt. Rechnungen lassen sich ohne zusätzlichen Aufwand erstellen, offene Posten werden überwacht, Zahlungen abgeglichen und Erinnerungsschreiben automatisch versendet. So bleibt die Liquidität gesichert.
Genehmigungsworkflows entlasten das Backoffice, Doppelarbeiten in Excel entfallen. Alle relevanten Daten können direkt an den Steuerberater übermittelt werden und die Umsatzsteuervoranmeldung lässt sich mit nur einem Klick selbst erledigen. Kanzleien sparen damit Verwaltungszeit und gewinnen mehr Freiraum für die juristische Arbeit.
Mitarbeiter-Onboarding
Neue Mitarbeiter starten mit klaren Lernpfaden aus Videos, Checklisten und Zielen. Digitale Plattformen passen die Inhalte individuell an und stellen automatisch alle relevanten Vorlagen und Zugänge bereit. Dokumente werden online ausgefüllt, Schulungen erfolgen in kurzen Microlearning-Einheiten, und der Fortschritt ist in Echtzeit sichtbar. Erinnerungen sorgen dafür, dass nichts vergessen wird.
Ein integrierter Chatbot beantwortet Rückfragen sofort und unterstützt bei Routinefragen. So verkürzt sich die Einarbeitungszeit, Rückfragen sinken und ein einheitlicher Qualitätsstandard wird sichergestellt.
Klare Schritt-für-Schritt-Methode dank unseres Reifegradmodells
Mit unserem Reifegradmodell ermitteln wir, welchen Digitalisierungsgrad Ihre Kanzlei bzw. Unternehmung hat. Innerhalb weniger Monate begleiten wir Sie gezielt auf die nächste Stufe, sodass Sie mehr abrechenbare Stunden erzielen, Fehler in Routineaufgaben vermeiden und Ihre Abhängigkeit von teuren Fachkräften reduzieren.
01
Analyse der Ist-Situation
Wir erfassen den aktuellen Status, bestehende Prozesse und technologische Rahmenbedingungen. Ziel ist es, Chancen und Optimierungspotenziale klar zu identifizieren.
02
Stakeholder-Interviews
Wir beziehen die relevanten Stakeholder frühzeitig ein, um Akzeptanz zu sichern und Anforderungen umfassend zu verstehen. Dabei achten wir bewusst auf eine Querschnittsauswahl: vom digital affinsten bis hin zum digital am wenigsten erfahrenen Mitarbeiter bzw. Partner.
03
Anforderungsdefinition
Die Erkenntnisse werden in klare technische und fachliche Anforderungen übersetzt.
04
Lösungs- und Softwareauswahl
Wir evaluieren passende Software- und KI-Lösungen anhand der definierten Kriterien. Hierbei achten wir vor allem darauf bereits vorhandane Software der IT-Landschaft zu nutzen
05
Pilot- / Testphase
Die Lösung wird in einem kontrollierten Umfeld getestet, um Praxistauglichkeit und Mehrwert zu validieren.
06
Change-Management & Schulungen
Wir begleiten Ihre Kanzlei bzw. Rechtsabteilung aktiv im Veränderungsprozess und stellen sicher, dass Mitarbeiter die Lösungen erfolgreich nutzen können.
07
Rollout
Die Lösung wird schrittweise oder unternehmensweit eingeführt mit Fokus auf Stabilität und Anwenderakzeptanz.
08
Nachbereitung
Wir überprüfen den Erfolg, ziehen Learnings und stellen nachhaltige Nutzung sicher.
Was uns dabei auszeichnet, ist ein klarer Blick für das Wesentliche und die Fähigkeit, Veränderungen alltagstauglich umzusetzen.
Unsere Stärke liegt darin, Lösungen zu entwickeln, die sich nahtlos in den Arbeitsalltag integrieren und dort spürbar Wirkung entfalten.
Erfahrung aus komplexen IT Projekten
Unser Team vereint technisches Knowhow mit wirtschaftlichem Verständnis. Durch unsere fachliche Herkunft aus der Informatik und Wirtschaftsinformatik kennen wir nicht nur die theoretischen Grundlagen, sondern auch die Herausforderungen aus komplexen Digitalisierungsprojekten. Dieses Wissen übertragen wir auf den Kanzleialltag und entwickeln Lösungen, die durchdacht, zuverlässig und langfristig tragfähig sind.
Spezialisiert auf Kanzleien und Rechtsabteilungen
Wir arbeiten allen voran mit Kanzleien sowie Mittelständlern und kennen die Abläufe, Anforderungen und Herausforderungen Ihres Berufsalltags im Detail. Unsere Lösungen sind darauf ausgelegt, den Betrieb zu entlasten, die eigentliche Arbeit zu stärken und interne Strukturen effizienter zu gestalten. Keine Theorie, keine Branchenferne, sondern echte Spezialisierung mit spürbarem Mehrwert.
Ein fester Ansprechpartner, der Ihre Kanzlei/Unternehmung kennt
Bei uns sprechen Sie nicht mit einem wechselnden Supportteam, sondern mit einem festen Ansprechpartner, der Ihre Strukturen, Abläufe und Ziele genau kennt. Wir begleiten Sie persönlich, denken mit und reagieren schnell, wenn sich etwas ändert. Das spart Zeit, schafft Vertrauen und sorgt für Lösungen, die zu Ihrer Kanzlei passen.
Flexibel & skalierbar und somit passend für jede Größe
Ob Einzelkanzlei, mittelständische Kanzlei oder Konzernrechtsabteilung: unser Modell passt sich Ihrem Entwicklungsstand und Zielniveau an. Die 5 Phasen des Reifegradmodells lassen sich modular einführen. So bleibt jede Investition nachvollziehbar, wirksam und zukunftsfähig.
Ablauf der Zusammenarbeit
So begleiten wir Sie Schritt für Schritt von der ersten Analyse bis zur erfolgreichen Umsetzung spürbarer Verbesserungen im Alltag.
I
Ihr zeitaufwand: 30 min
Unverbindliche Ist-Analyse
Im ersten Schritt führen wir ein kurzes Gespräch über Microsoft Teams. Dabei prüfen wir, ob und wie wir Ihrer Kanzlei bzw. Unternehmung helfen können, und klären, ob wir der richtige Ansprechpartner für Ihre Anforderungen sind. Wir vergleichen Ihre Situation mit Erfahrungen aus anderen Kanzleien und Unternehmen, bringen passende Fallbeispiele mit und stellen die richtigen Fragen, um Sie im nächsten Schritt gezielt beraten zu können.
II
Ihr zeitaufwand: 60-90 min
Unverbindliches Beratungsgespräch
Im zweiten Schritt besprechen wir in einem ausführlichen Termin, per Microsoft Teams oder direkt vor Ort bei Ihnen, welche vorhandenen Tools und Systeme für Sie sinnvoll sind. Wir zeigen Ihnen, ob Schnittstellen programmiert werden müssen oder ob eine individuelle Lösung entwickelt wird, und geben Ihnen einen klaren Überblick, welche Maßnahmen den größten Nutzen bringen.
III
Ihr zeitaufwand: 40-90 min
Gemeinsames Projekt & Fahrplan
Wenn Sie sich für uns entscheiden, starten wir mit einem ersten Projekt, das schnelle Ergebnisse liefert. Gleichzeitig erstellen wir einen Fahrplan für weitere Module, die wir gemeinsam Schritt für Schritt umsetzen können. Dabei zeigen wir Ihnen genau, wie lange jedes Modul benötigt und welche konkrete Entlastung es bringt - sei es durch mehr Umsatz oder durch spürbare Kostenersparnis.
Routineaufgaben werden immer noch von Ihnen oder Ihren Fachangestellten durchgeführt?
Lassen Sie uns gemeinsam herausfinden, wo Sie stehen und wie Sie sinnvoll digitalisieren bzw. automatisieren. Vereinbaren Sie ein unverbindliches Erstgespräch und klären Sie, ob und wie wir Sie unterstützen können. Klar. Ehrlich. Auf den Punkt.
Legal‒Tech‒Beratung und Softwareentwicklung aus München
Unser interdisziplinäres Team aus Informatikern und Betriebswirten verbindet tiefes technisches Know-how mit betriebswirtschaftlichem Verständnis. Wir begleiten Sie praxisnah auf Ihrem Weg zur modernen, automatisierten und KI-gestützen Kanzlei oder Unternehmung.
Unsere bisherigen beruflichen Stationen
Unser Werdegang: Von der Webdesign-Agentur zur digitalen Prozessagentur
Was als klassische Webdesign-Agentur begann, wurde durch die Anforderungen unserer Kunden immer technischer, umfassender und spezialisierter.
Im Austausch mit Kanzleien und dem Mittelstand wurde deutlich, dass die Herausforderungen häufig hinter der Website liegen: Unklare Abläufe, Medienbrüche, zu viele manuelle Schritte im Tagesgeschäft. Daraus entstand eine neue Rolle: nicht mehr nur als Gestalter, sondern als technischer Sparringspartner mit Fokus auf digitale Strukturen, Automatisierung und Implementierung.
Heute beraten und begleiten wir vor allem Kanzleien und mittelständische Unternehmen, die ihre Arbeitsweise überdenken und effizienter aufstellen möchten: mit Systemen, die den Alltag vereinfachen und Abläufe nachvollziehbar machen. Wir entwickeln Lösungen, die entlasten und übernehmen auch die Umsetzung.
24h
Support
7 Tage
die Woche erreichbar
Häufig gestellte Fragen,
die wir kurz beantworten:
Mit welchen Kosten müssen wir rechnen?
Die Ersteinschätzung sowie das Beratungsgespräch sind unverbindlich. Für die Umsetzung erhalten Sie ein transparentes Angebot, das sich nach Umfang, Laufzeit und Komplexität richtet. Sie entscheiden am Ende selbst, ob und wie Sie mit uns weiterarbeiten.
Wie stellen Sie Datenschutz und Mandatsgeheimnis sicher?
Wir arbeiten ausschließlich mit DSGVO-konformen Anwendungen und achten auf höchste Standards bei Datenschutz und Datensicherheit. Alle Lösungen tragen selbstverständlich dem Mandatsgeheimnis Rechnung und werden so implementiert, dass Vertraulichkeit und Datensouveränität jederzeit gewahrt bleiben.
Was unterscheidet Sie von anderen Anbietern?
Wir sprechen täglich mit Juristen sowie Unternehmern und kennen die Abläufe, Anforderungen und Herausforderungen im Arbeitsalltag aus erster Hand. So entwickeln wir keine Lösungen von der Stange, sondern maßgeschneiderte Konzepte, die wirklich entlasten.
Wir sind kein klassischer IT-Dienstleister, der Server wartet und Standardsoftware verkauft. Unser Fokus liegt auf Prozessautomatisierung und Künstlicher Intelligenz, also genau den nächsten Schritten, die über reine Digitalisierung hinausgehen. Durch unsere akademische und praktische Erfahrung verbinden wir technologische Exzellenz mit tiefem Branchenverständnis und machen Ihre Kanzlei fit für die Zukunft.
Für wen ist die Dienstleistung geeignet?
Unsere Lösungen richten sich vor allem an Kanzleien und mittelständische Unternehmen. Die Größe und Spezialisierung spielt dabei keine Rolle.
Wie läuft die Zusammenarbeit konkret ab?
Wir starten mit einer Ersteinschätzung per Microsoft Teams, um Ihre Situation zu verstehen und mit Erfahrungen aus anderen Kanzleien zu vergleichen. Anschließend folgt ein Beratungsgespräch per Teams oder direkt vor Ort, in dem wir konkrete Lösungen aufzeigen. Entscheiden Sie sich für uns, beginnen wir mit einem ersten Projekt und erstellen einen Fahrplan für weitere Module mit klaren Angaben zu Dauer und Entlastung.
Wie lange dauert eine Umsetzung?
Die Dauer der Umsetzung hängt stark von den individuellen Anforderungen und dem aktuellen Digitalisierungsgrad ab. In der Regel begleiten wir Sie über einen Zeitraum von 3 bis 12 Monaten - je nachdem, welche Prozesse automatisiert werden sollen, welche Systeme bereits im Einsatz sind und wie schnell intern Entscheidungen getroffen werden können.
